Administración del Tiempo

Consejos básicos que te ayudaran a ser más eficiente

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La administración del tiempo es uno de los procesos más comentados y, a la vez, menos manejados en el ámbito organizacional. "No tengo tiempo". "Si solamente tuviera más tiempo". "Yo quisiera..., pero no tengo tiempo suficiente"


¿Con qué frecuencia escuchamos frases como éstas dentro del quehacer diario, y con qué frecuencia han sido dichas por usted mismo? 

 En este post te damos a conocer un método sencillo y práctico de administración del tiempo que le guiará, "paso -a- paso". Recordemos que el tiempo es como un reloj de arena que va pasando. No podemos físicamente, capturarla ni encerrarla para hacerla nuestra. 

A menudo, trabajar con rapidez produce problemas. Trabajando bajo presión se cometen más errores, hay menos tiempo para pensar, planificar y reflexionar, antes de tomar decisiones para solucionar problemas. Como resultado, los días comienzan a parecer frenéticos.

Cuando la presión no funciona, a menudo se adopta una segunda estrategia: trabajar más horas. Eventualmente, todos hacemos esto, pero cuando se convierte en rutina, se generan otros problemas: las horas semanales se alargan a 50, 60, 70, 80 ó más. El tiempo personal va desapareciendo a medida que se incrementa el tiempo de trabajo. El juicio es menos claro, y problemas que podrían ser resueltos en minutos por una mente fresca, se resuelven en horas.

Mantener primero lo primero lo ayuda a enfocar sus prioridades; le ayuda a prestar atención a cómo pasar su tiempo, a cómo actuar sobre sus prioridades día tras día, momento a momento.

Para ello  le compartimos cuatro divisiones del tiempo, tomando en cuenta dos palabras clave importancia y urgencia. Para ayudarle a visualizar estas divisionesDESCARGUE EL CUADRANTE DE ACTIVIDADEStome un momento para dibujar un cuadrado en un pedazo de papel. Luego, dentro del cuadrado haga una cruz para dividirlo en cuatro cuadrados más pequeños, así como se muestra a continuación.

    

                                                                                           Figura 1.1. Matriz de la Administración del Tiempo

La matriz que acabamos de dibujar se llama matriz tiempo-administración, y los cuatro segmentos se llaman cuadrantes. Designe a los cuatro cuadrantes como sigue:

El Cuadrante 1 es Importante y Urgente, generalmente lo que llamamos problemas, crisis, que requieren atención para poder seguir adelante; un transformador eléctrico que se estropea, o una reunión importante que se avecina, eso sería el Cuadrante 1, porque si no asiste a la reunión, o no repara ese equipo, tendrá un problema serio. Algunos administradores son literalmente acribillados por los problemas de todos los días: atender a un cliente furioso, encontrarse ante una fecha tope, reparar una máquina arruinada, someterse a un tratamiento médico de emergencia. El único alivio que sienten consiste en huir hacia las actividades del Cuadrante 4, comenzando de esta manera toda una cadena de ineficiencia.

¿Qué es el Cuadrante 2? Importante pero No Urgente. Esto significa algo ligado a su misión, a sus roles y a sus metas, pero que no conlleva el sentido del ¡ahora! Por ejemplo, construir una relación, redactar un enunciado de la misión personal o empresarial, la planificación a largo plazo, el mantenimiento preventivo, la capacitación personal, todas esas cosas que sabemos que hay que hacer, pero que se suelen eludir, porque no son urgentes.

¿Qué es el Cuadrante 3? Urgente pero No Importante. Es urgente, es próximo, delante de usted: el teléfono que suena, el correo sin contestar, todas esas distracciones que son importantes para otras personas, quizá, pero que realmente no se relacionan con su misión global, o con la misión global de su organización.

¿Qué es el Cuadrante 4? Es la combinación de No Urgente y No Importante, mucho tiempo perdido, cosas agradables, discusiones y consejos después de los acontecimientos, muchísima televisión, reuniones innecesarias o mal preparadas, interrupciones que pueden consumir su tiempo completamente, estar ocupado todo un día al final del cual sentirse como que, “no he logrado nada”.

¿Qué le sucede al Cuadrante 1 si se descuidan las actividades del Cuadrante 2? Si se descuida la prevención, ¿qué sucede con los problemas? Van a aumentar y aumentar hasta que casi no habrá otros cuadrantes. Posiblemente consuma su vida. Esto se llama administración por crisis. Y la administración por crisis lo golpea, lo quema, lo agota y se hace enorme.

¿Qué pasará con el Cuadrante 1 si usted se ocupa del Cuadrante 2? Se hará más y más pequeño, le quedará un poco, cosas que no había anticipado para nada. Parte de esto provendrá de cambios constantes en nuestro medio ambiente, pero será manejable, será viable y sentirá que dedica más tiempo a la prevención y a la búsqueda de oportunidades.

Ahora bien, ¿de dónde va a obtener el tiempo y la atención para el Cuadrante 2? Tiene que venir de los cuadrantes 3 y 4. El Cuadrante 4 es totalmente inútil. ¿Puede nombrar una cosa de valor en el Cuadrante 4? El tiempo libre, ¿es importante el tiempo libre? Sí, por eso está en el Cuadrante 2. No hay nada de valor en el Cuadrante 4.

El Cuadrante 3 básicamente no tiene valor tampoco, salvo para otras personas. De modo que el tiempo para el Cuadrante 2 proviene de los cuadrantes 3 y 4. Siga haciéndolo, robando un poquito de los cuadrantes 3 y 4. Aprenda a decir “NO”, agradablemente, sonriente, alegremente, pero diga “NO”, porque al decir “NO” a los cuadrantes 3 y 4, está diciendo “SÍ” al Cuadrante 2. Y cuando dice “SÍ” al Cuadrante 2, el Cuadrante 1 se hace cada vez menor. Estará trabajando sobre las cosas que más importan, no sobre las que importan menos.

Sin embargo, el problema es que se requieren ciertas capacidades para concentrarse en el Cuadrante 2. ¿Cuál es la capacidad fundamental? Ya la hemos discutido, es: ¡usted tiene que ser proactivo! ¿Por qué? El Cuadrante 1 lo afecta a usted, el Cuadrante 1 actúa sobre usted, pero hay que actuar sobre el Cuadrante 2. Nuestra humanidad esencial nos ha creado para actuar y no para que, cosas externas, actúen sobre nosotros. Eso es el Cuadrante 2.

Todo consiste en la creación de relaciones profundas: planificación y organización, Cuadrante 2. Preparación personal, Cuadrante 2. Ejercicio, Cuadrante 2. Lectura, profunda y extensa, educación continua, Cuadrante 2. ¡El Cuadrante 2 es la clave!



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